Servicio · Contabilización electrónica
Contabilización de facturas y documentos electrónicos para empresas
Registramos en la contabilidad de su empresa las facturas y demás documentos electrónicos que emite y recibe, y cada mes los conciliamos con lo que reporta la DIAN. Trabajamos en el programa contable que usted prefiera, con tres planes. Ninguno incluye la firma de estados financieros.
Honorarios desde
$130.000 + IVA mensuales
Plan Básico. El Intermedio parte de $700.000 y el Avanzado de $1.000.000, más IVA al mes. El valor final depende del número de documentos y se fija en una propuesta escrita después de la evaluación inicial.
Qué hacemos cada mes
En los tres planes, nuestro equipo contable:
- Contabiliza las facturas electrónicas de venta y de compra de su empresa, sus notas crédito y débito, la nómina electrónica y el documento soporte.
- Revisa cada documento antes de registrarlo: emisor, fecha, valores e impuestos.
- Concilia lo contabilizado con los documentos que reporta el sistema de facturación electrónica de la DIAN.
- Le entrega un reporte de diferencias: lo que la DIAN registra y no está en la contabilidad, lo que está en la contabilidad y no aparece en la DIAN, y los valores que no coinciden.
Los planes arrancan con los saldos iniciales consolidados que nos entregue su empresa. No reconstruimos ni detallamos periodos anteriores.
Planes y honorarios
Plan Básico
Desde
$130.000
Mensuales + IVA
- Contabilización de facturas electrónicas de venta y de compra, notas crédito y débito, nómina electrónica y documento soporte
- Conciliación mensual con la DIAN y reporte de diferencias
- Expedición de facturas y documentos electrónicosEn desarrollo
Plan Intermedio
Desde
$700.000
Mensuales + IVA
- Todo lo incluido en el Plan Básico
- 1 reunión mensual de 2 horas
- Presentación del informe contable del mes
Plan Avanzado
Desde
$1.000.000
Mensuales + IVA
- Todo lo incluido en el Plan Intermedio
- Presentación de las declaraciones de IVA, retención en la fuente, ICA y renta
- Información exógena en los planes anuales
Valores mensuales en pesos colombianos (COP), más IVA. El honorario final depende del número de documentos que su empresa emite y recibe cada mes, y se fija en una propuesta escrita después de la evaluación inicial. Ningún plan incluye la firma de estados financieros.
Para qué empresas es
- Empresas que quieren delegar el registro de sus documentos electrónicos y tener la contabilidad conciliada con la DIAN.
- Empresas que reciben muchas facturas de proveedores y necesitan confirmar que todas quedaron contabilizadas.
Por qué conciliar cada mes con la DIAN
En Colombia, la factura electrónica de venta se valida ante la DIAN antes de su expedición, y se entiende expedida cuando es validada y entregada al adquirente (Resolución DIAN 000165 de 2023, artículos 9 y 11). Por eso la DIAN tiene la información de las facturas que su empresa emite y recibe.
Si la contabilidad no coincide con esa información, la diferencia suele aparecer después: al preparar las declaraciones, al reportar la información exógena o en un requerimiento. La conciliación mensual permite encontrar a tiempo facturas de proveedores sin registrar, ventas anuladas sin su nota crédito o valores distintos entre la factura y la contabilidad, para que las declaraciones se preparen sobre cifras conciliadas.
En su programa contable o en NUM3R05
Trabajamos en el programa contable que su empresa ya usa. Pedimos un usuario propio, con los permisos que acordemos, para no compartir contraseñas y para que cada registro quede a nombre de quien lo hizo.
NUM3R05
En desarrolloEs el software contable propio de Oficina Numérica. Mientras está en desarrollo, los planes se prestan en el programa contable que usted elija.
Lo que ningún plan incluye
- La preparación, la certificación o la firma de estados financieros.
- La reconstrucción o el detalle de periodos anteriores al inicio del plan.
Si su empresa necesita estados financieros firmados, su contador puede prepararlos sobre la contabilidad conciliada. Por independencia profesional, no prestamos estos planes a las empresas en las que Oficina Numérica actúa como revisor fiscal.
Cómo trabajamos
- Evaluación inicial. En una llamada virtual revisamos cuántos documentos emite y recibe su empresa al mes, en qué programa contable trabaja y qué plan necesita.
- Propuesta y accesos. Le enviamos el plan y el honorario por escrito, y acordamos los accesos: un usuario en su programa contable y la forma de consultar sus documentos en la DIAN.
- Saldos iniciales. Tomamos los saldos consolidados con los que arranca el plan.
- Contabilización mensual. Registramos los documentos del mes.
- Conciliación y reporte. Cruzamos lo contabilizado con lo que reporta la DIAN y le enviamos las diferencias, con lo que corregimos y lo que queda pendiente de su lado.
- Reunión, informe e impuestos. En los planes Intermedio y Avanzado presentamos el informe contable en la reunión mensual. En el Avanzado, además, presentamos las declaraciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos contabilizan los planes?
Las facturas electrónicas de venta y de compra de su empresa, sus notas crédito y débito, la nómina electrónica y el documento soporte. Los tres planes los contabilizan y los concilian con la DIAN.
¿Qué diferencia hay entre los planes?
El Plan Básico contabiliza y concilia sus documentos electrónicos. El Intermedio agrega una reunión mensual de dos horas y la presentación del informe contable del mes. El Avanzado suma la presentación de las declaraciones de IVA, retención en la fuente, ICA y renta, y la información exógena en los planes anuales.
¿Algún plan incluye la firma de estados financieros?
No. Ningún plan prepara, certifica ni firma estados financieros. Si su empresa los necesita firmados, su contador puede prepararlos sobre la contabilidad conciliada.
¿Qué es la conciliación con la DIAN?
Es el cruce mensual entre lo que quedó registrado en su contabilidad y los documentos electrónicos que la DIAN tiene de su empresa. Muestra qué facturas faltan por registrar, cuáles quedaron con valores distintos y cuáles están en la contabilidad pero no aparecen en la DIAN.
¿Pueden expedir mis facturas electrónicas?
Estamos incorporando la expedición de facturas y documentos electrónicos al Plan Básico, y por ahora está en desarrollo. Mientras tanto, su empresa los sigue expidiendo con su proveedor actual y nosotros los contabilizamos.
¿En qué programa contable trabajan?
En el que su empresa prefiera. Pedimos un usuario propio para no compartir contraseñas y para que cada registro quede a nombre de quien lo hizo. NUM3R05, el software contable de Oficina Numérica, está en desarrollo.
¿Desde qué fecha llevan la contabilidad?
Desde el mes en que arranca el plan. Partimos de los saldos iniciales consolidados que nos entregue su empresa y no reconstruimos ni detallamos periodos anteriores. Si hay meses sin registrar, lo revisamos en la evaluación inicial.
¿Pueden contabilizar mis documentos si Oficina Numérica es mi revisor fiscal?
No. Para proteger la independencia de la revisoría fiscal, no prestamos estos planes a las empresas en las que Oficina Numérica actúa como revisor fiscal.
¿Cuánto cuestan los planes?
El Plan Básico parte de $130.000, el Intermedio de $700.000 y el Avanzado de $1.000.000, más IVA al mes. El valor final depende del número de documentos que su empresa emite y recibe cada mes, y se fija en una propuesta escrita después de la evaluación inicial.
¿Su contabilidad cuadra con lo que ve la DIAN?
Cuéntenos cuántos documentos maneja su empresa al mes y en qué programa trabaja, y le enviamos una propuesta con el plan que necesita. También puede escribirnos a gerencia@ofinumerica.com o ver los otros canales de contacto.
Al agendar, sus datos se tratan para atender su solicitud, conforme a nuestra Política de tratamiento de datos. El agendamiento lo gestiona Cal.com, con servidores en Estados Unidos.