Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

En esta política, «Oficina Numérica», «la firma» o «nosotros» se refiere a Oficina Numérica S.A.S.

2. Objeto y alcance

Esta política explica cómo Oficina Numérica recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime los datos personales que conoce en el desarrollo de su actividad como firma contable, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.

Se aplica a toda base de datos o archivo, físico o digital, que contenga datos personales tratados por la firma, ya sea como Responsable o como Encargado del tratamiento por cuenta de sus clientes.

Se expide en desarrollo de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Parte 2, Título 2, Capítulo 25), y de las demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Definiciones

Se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. En resumen:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se traten sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular que existe esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público. Que un dato sea accesible en internet no lo convierte por eso en dato público.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos de salud, de vida sexual y los biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos por un Responsable a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios

La firma trata los datos personales conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
2. Finalidad: los datos se usan para finalidades legítimas que se informan al titular.
3. Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, salvo en los casos que la ley exceptúa.
4. Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
6. Acceso y circulación restringida: solo acceden a los datos las personas autorizadas y no se publican en internet salvo que el acceso esté técnicamente controlado.
7. Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
8. Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminada su relación con la firma.

5. Calidades en que actúa la firma

5.1. Como Responsable. Oficina Numérica es Responsable de los datos que recolecta para sus propias finalidades: los de sus clientes y prospectos (y sus representantes y personas de contacto), proveedores, empleados, contratistas, candidatos y visitantes del sitio web.

5.2. Como Encargado. Cuando un cliente entrega a la firma información con datos personales de terceros (por ejemplo, de sus empleados, proveedores, socios o contrapartes) para ejecutar un encargo, el cliente es el Responsable de esos datos y Oficina Numérica actúa como Encargado. En ese caso la firma:

• trata los datos solo para ejecutar el encargo y conforme a las instrucciones del cliente;
• no los usa para finalidades propias;
• los protege con las medidas de la sección 13 y con la reserva profesional de la sección 14;
• los devuelve o suprime al terminar el encargo, salvo lo que deba conservar por obligación legal o profesional (sección 15).

Corresponde al cliente, como Responsable, contar con la autorización de los titulares o con otra base legal para entregar esa información. El contrato o la carta de encargo con cada cliente regula el tratamiento que la firma hace como Encargado, con el contenido del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

5.3. Situaciones según el tipo de servicio.

• Auditoría forense: la firma actúa como Encargado de la empresa que contrata la investigación respecto de los datos personales que esta le entrega, y como Responsable de sus propios papeles de trabajo.
• Revisoría fiscal: la firma accede a la información de la sociedad fiscalizada en ejercicio de las funciones que la ley asigna al revisor fiscal (Código de Comercio, artículo 207). Respecto de los datos personales contenidos en esa información actúa como Encargado de la sociedad, y como Responsable de sus propios papeles de trabajo.
• Devolución y compensación de saldos a favor ante la DIAN: la firma actúa como Encargado del cliente respecto de los datos de terceros que figuran en su información tributaria.
• Peritaje contable judicial: cuando la firma es designada por una autoridad judicial, trata la información en virtud de esa orden y no se requiere la autorización del titular (Ley 1581 de 2012, artículo 10, literal a). Cuando el dictamen lo contrata una de las partes para aportarlo a un proceso, esa parte es Responsable de la información que entrega y la firma actúa como Encargado. En ambos casos rige la reserva propia del proceso.

6. Datos que tratamos

Según la relación con el titular, la firma puede tratar:

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, cargo, empresa, correo, teléfono, dirección.
• Información de la relación comercial: solicitudes, comunicaciones, contratos, facturas, pagos.
• Información financiera, contable y tributaria: la que el cliente entrega para ejecutar el encargo, incluida información de terceros.
• Información laboral y de selección: hoja de vida, formación, experiencia, referencias, afiliaciones a seguridad social, datos de nómina y de beneficiarios.
• Información de investigaciones: en encargos de auditoría forense, la información que el cliente suministra sobre los hechos investigados y las personas relacionadas con ellos.
• Datos técnicos del sitio web: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso y páginas solicitadas, que el proveedor de alojamiento registra automáticamente por razones de funcionamiento y seguridad.

La firma no recolecta datos sensibles por iniciativa propia, salvo los estrictamente necesarios en la relación laboral (sección 9).

7. Finalidades del tratamiento

7.1. Clientes, prospectos y sus representantes o contactos

• Atender solicitudes de información, agendar y realizar reuniones o llamadas.
• Preparar propuestas y cotizaciones.
• Verificar la identidad del cliente y evaluar posibles conflictos de interés antes de aceptar un encargo.
• Celebrar, ejecutar y documentar los contratos de servicios.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Atender peticiones, quejas y reclamos.
• Enviar información sobre los servicios de la firma, solo si el titular lo autorizó y mientras no revoque esa autorización.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

7.2. Proveedores y contratistas

• Seleccionar, contratar y evaluar proveedores.
• Gestionar pagos, facturación y obligaciones tributarias.
• Verificar requisitos legales y contractuales.

7.3. Empleados y personal vinculado

• Gestionar la relación laboral: contratación, nómina, prestaciones, afiliaciones al sistema de seguridad social, salud y seguridad en el trabajo.
• Cumplir obligaciones legales laborales, tributarias y de seguridad social.
• Administrar accesos a sistemas e información de la firma.
• Emitir certificaciones laborales a solicitud del titular.

7.4. Candidatos

• Evaluar hojas de vida y realizar procesos de selección.
• Contactar al candidato durante el proceso.
• Conservar la hoja de vida para futuras vacantes, solo si el candidato lo autoriza.

7.5. Terceros cuyos datos llegan en los encargos

• Ejecutar el encargo contratado por el cliente, conforme a sus instrucciones (sección 5.2).
• Cumplir orden judicial o requerimiento de autoridad, cuando aplique.

7.6. Visitantes del sitio web

• Mantener el funcionamiento y la seguridad del sitio y prevenir usos abusivos.
• Gestionar el agendamiento de llamadas solicitado por el visitante.

El sitio web no usa cookies propias ni herramientas de analítica o publicidad. El botón de agendamiento carga el módulo de Cal.com desde los servidores de ese proveedor, que trata los datos del agendamiento por cuenta de la firma (sección 16).

8. Autorización

8.1. Regla general. La firma solicita autorización previa, expresa e informada del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos (Ley 1581 de 2012, artículo 9; Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.2).

8.2. Formas de obtenerla. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó, siempre que pueda probarse (Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.25.2.4 y 2.2.2.25.2.5). En la práctica:

• Agendamiento en el sitio web: el sitio informa la finalidad y enlaza esta política junto al botón de agendamiento de la página de contacto y de las páginas de cada servicio, y al pie de cada página. Al confirmar la reserva, el titular autoriza el tratamiento de sus datos para atender su solicitud (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.4). La reserva queda registrada en el sistema de agendamiento.
• WhatsApp y correo electrónico: cuando el titular inicia el contacto, la firma le envía en su primera respuesta el aviso de privacidad (Anexo A). Si el titular continúa la conversación, esa conducta inequívoca se entiende como autorización para atender su solicitud (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.4). La conversación se conserva como prueba de la autorización.
• Contratos, cartas de encargo, formatos de vinculación y procesos de selección: cláusula o formato de autorización por escrito.

8.3. Casos en que no se requiere autorización (Ley 1581 de 2012, artículo 10):

• información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• datos de naturaleza pública;
• casos de urgencia médica o sanitaria;
• tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Aun en estos casos, la firma aplica los principios de esta política.

8.4. Revocatoria. El titular puede revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.6).

9. Datos sensibles

La firma solo trata datos sensibles cuando el titular lo autoriza de forma explícita o cuando la ley lo permite (Ley 1581 de 2012, artículos 5 y 6). En la relación laboral pueden tratarse, por ejemplo, datos de salud derivados de incapacidades o exámenes médicos ocupacionales, en la medida necesaria para cumplir obligaciones legales.

Al pedir datos sensibles, la firma informa al titular:

• que no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder las preguntas sobre ellos, porque responder es facultativo;
• cuáles de los datos que se piden son sensibles y para qué se usarán.

Ninguna actividad se condiciona a que el titular entregue datos sensibles, salvo que la ley lo exija (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.3). Cuando en un encargo se reciben datos sensibles de terceros, la firma los trata como Encargado, limita el acceso a las personas asignadas al encargo y aplica las medidas de la sección 13.

10. Datos de niños, niñas y adolescentes

La firma no ofrece servicios a menores de edad ni recolecta sus datos de forma directa. Puede llegar a tratarlos de manera excepcional, por ejemplo, como beneficiarios de empleados en la afiliación a seguridad social, o porque figuren en la información de un encargo.

En esos casos el tratamiento respeta el interés superior y los derechos fundamentales del menor, se limita a lo necesario y cuenta con la autorización de su representante legal, cuando se requiera. Responder preguntas sobre datos de niños, niñas y adolescentes es facultativo (Ley 1581 de 2012, artículo 7; Decreto 1377 de 2013, artículo 12, compilado en el Decreto 1074 de 2015).

11. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento no esté autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la firma (Ley 1581 de 2012, artículo 16).
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.4.1).

Cuando la firma actúa como Encargado (sección 5.2), las solicitudes se trasladarán al cliente Responsable para que las resuelva, y la firma colaborará con él dentro de los plazos legales. Si un titular dirige su solicitud a la firma, se le informará a quién corresponde atenderla.

12. Área responsable y procedimiento para consultas y reclamos

12.1. Área responsable. La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de la Gerencia de Oficina Numérica S.A.S., a través de:

• Correo electrónico: gerencia@ofinumerica.com
• Correspondencia física: Edificio Bosch, Carrera 45 # 108A-50, piso 6, Bogotá D.C.
• Teléfono y WhatsApp: +57 310 625 3270, por llamada o WhatsApp. Las solicitudes que lleguen por estos canales se registran con su fecha de recibo para contar los plazos legales.

La solicitud debe incluir: nombre e identificación del titular (o de quien actúe en su nombre, con el documento que lo acredite), descripción de lo que pide, dirección o correo para recibir respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

12.2. Consultas (Ley 1581 de 2012, artículo 14). Para conocer la información que reposa en las bases de datos de la firma. Se responderán en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

12.3. Reclamos (Ley 1581 de 2012, artículo 15). Para pedir corrección, actualización o supresión, o para advertir un presunto incumplimiento de la ley:

1. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que presente la información, se entenderá que desistió.
2. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
3. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un máximo de dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que se decida.
4. El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

12.4. Requisito de procedibilidad. El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante la firma (Ley 1581 de 2012, artículo 16).

13. Medidas de seguridad

La firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento (Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal g). Entre ellas:

• acceso a la información según el principio de necesidad: cada persona accede solo a lo que requiere para su función o encargo;
• deber de reserva de todo el personal y de los contratistas sobre la información que conocen, además de la reserva profesional del contador público (sección 14);
• separación de la información de cada cliente y de cada encargo;
• uso de servicios de correo, almacenamiento y agendamiento que cifran la información en tránsito y en reposo, y de un sitio web que solo funciona por conexión cifrada (HTTPS);
• atención de los incidentes de seguridad y reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda (Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal n, y artículo 18, literal k).

Cuando la firma use herramientas de inteligencia artificial para procesar información con datos personales, lo hará solo para las finalidades de esta política, con proveedores que asuman obligaciones de confidencialidad y seguridad, y sin tomar decisiones que afecten a los titulares únicamente de forma automatizada.

14. Secreto profesional y reserva de los encargos

Además de esta política, la información que la firma conoce en ejercicio de la profesión contable está cubierta por la reserva profesional del contador público (Ley 43 de 1990, artículos 63 y 64), que solo cede ante requerimientos legales o de autoridad competente.

La información de los encargos, incluida la de investigaciones de fraude y la de dictámenes periciales, también está sujeta a la reserva pactada con el cliente y, cuando corresponda, a la reserva propia del proceso judicial o administrativo. Frente a solicitudes de terceros, la firma no confirma ni niega la existencia de un encargo ni entrega información de él sin orden de autoridad competente o autorización del cliente.

Esta reserva no limita los derechos que la ley reconoce a los titulares frente al Responsable de sus datos; cuando la firma es Encargado, esos derechos se ejercen ante el cliente Responsable (sección 11).

15. Conservación de los datos

Los datos se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección y las obligaciones legales o contractuales aplicables (Decreto 1377 de 2013, artículo 11, compilado en el Decreto 1074 de 2015).

Cumplido el término, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura.

16. Transmisión y transferencia de datos

16.1. Transmisión a proveedores (Encargados). Para operar, la firma usa proveedores tecnológicos que tratan datos por su cuenta y que tienen servidores fuera de Colombia:

La firma transmite a estos proveedores solo los datos necesarios para el servicio que prestan. La transmisión se ampara en la autorización del titular y en las condiciones contractuales de tratamiento de datos de cada proveedor (Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2). Cuando el titular elige escribir por WhatsApp, ese servicio lo presta WhatsApp, de Meta, con sus propios términos y política de privacidad; la firma usa ese canal solo para atender la solicitud.

16.2. Transferencia internacional. La firma no transfiere datos a otros Responsables fuera de Colombia. Si llegara a hacerlo, solo lo hará hacia países con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o en alguno de los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la autorización expresa e inequívoca del titular o la necesidad de la transferencia para ejecutar un contrato entre el titular y la firma.

16.3. Entrega a autoridades. La firma suministra datos personales a autoridades públicas o judiciales cuando las requieran en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial (Ley 1581 de 2012, artículos 10, literal a, y 13).

17. Deberes de la firma

17.1. Como Responsable (Ley 1581 de 2012, artículo 17), entre otros:

• garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data;
• solicitar y conservar copia de la autorización;
• informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos;
• conservar la información con las medidas de seguridad necesarias;
• garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta;
• tramitar consultas y reclamos en los términos legales;
• informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información;
• cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

17.2. Como Encargado (Ley 1581 de 2012, artículo 18), entre otros:

• tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Responsable y para la finalidad del encargo;
• conservar la información con las medidas de seguridad necesarias;
• actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando corresponda;
• registrar las leyendas «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando aplique;
• abstenerse de circular información controvertida por el titular y bloqueada por la Superintendencia;
• permitir el acceso solo a quienes pueden tenerlo;
• informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información.

18. Información financiera de terceros

La información financiera, comercial o crediticia de terceros que la firma conoce en sus encargos se usa solo para ejecutarlos.

19. Registro Nacional de Bases de Datos

Oficina Numérica inscribe sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se encuentra dentro del ámbito del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, que comprende a las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT, y mantiene actualizada esa información.

20. Cambios a esta política

La firma puede modificar esta política. Los cambios sustanciales, en especial los que afecten la identificación del Responsable o las finalidades del tratamiento, se comunicarán a los titulares antes de aplicarse, a través del sitio web www.ofinumerica.com o del correo electrónico registrado. Si el cambio se refiere a las finalidades, se solicitará una nueva autorización cuando la ley lo exija.

21. Vigencia

Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026, fecha de su publicación en www.ofinumerica.com/politica-de-datos. Las bases de datos de la firma estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y los términos de conservación de la sección 15.

Aviso de privacidad

Oficina Numérica S.A.S., NIT 901.672.798-1, con domicilio en el Edificio Bosch, Carrera 45 # 108A-50, piso 6, Bogotá D.C., correo gerencia@ofinumerica.com y teléfono +57 310 625 3270, es responsable del tratamiento de sus datos personales.

Usaremos sus datos para atender su solicitud, agendar y realizar reuniones, preparar propuestas, ejecutar los servicios contratados, cumplir obligaciones legales y, si usted lo autoriza, enviarle información sobre nuestros servicios. Para operar usamos proveedores tecnológicos que pueden tener servidores fuera de Colombia.

Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a pedir prueba de su autorización, a ser informado del uso que les damos, a revocar la autorización y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante nosotros. Responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes es facultativo.

Para ejercer sus derechos escriba a gerencia@ofinumerica.com.